SISTEM INFORMASI MANAJEMEN dan PROSES MANEMEN ORGANISASI PENDIDIKAN

BAB I
PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan suatu proses yang akan menghasilkan suatu output berupa informasi. Sementara itu Struktur Organisasi akan menentukan bagaimana arus informasi tersebut dalam suatu organisasi. Kedua hal tersebut, SIM dan Struktur Organisasi akan mempengaruhi nilai Efisiensi disetiap bidang organisasi yang menggunakannya.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) membantu manager untuk mendefinisikan batasan pembuatan keputusan untuk tindakan berikutnya, tapi menghentikan dengan singkat dalam menentukan tindakan untuk dirinya sendiri. Dalam pembahasan ini, topik-topik yang dibahas antara lain berkenaan dengan bagaimana peranan Sistem Informasi Manajemen dalam proses manajemen organisasi pendidikan diantaranya proses perencanaan, pengendalian dan proses pengambilan keputusan

B.     Rumusan Masalah

1.      Apakah yang dimaksud dengan sistem informasi manajemen?

2.      Apakah kaitan sim dan proses manajemen organisasi pendidikan?

3.      Bagaimana peran sim dalam proses manajemen organisasi?

C.    Tujuan

1.    Untuk memahami tentang sistem informasi manajemen.

2.    Untuk memahami tentang kaitan sim dan proses manajemen organisasi pendidikan.

3.    Untuk memahami tentang peran sim dalam proses manajemen organisasi.

BAB II
PEMBAHASAN

A.    Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada didalam atau dilingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan.

Manajemen informasi merupakan segala kegiatan yang berkaitan dengan pemerolehan informasi, penggunaan informasi seefektif mungkin, dan juga pembuangan terhadap informasi (yang tidak berguna) pada waktu yang tepat (McLeod, 1998).

Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

Beberapa ahli  mendefinisikan pengertian sistem informasi manajemen antara lain sebagai berikut:

1. Gordon B. Davis, 1995 bahwa sistem informasi manajemen merupakan sebuah sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan proses pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
2. Robert W. Holmes, 1922, SIM adalah sistem yang dirancang untuk menyajikan informasi pilihan yang berorientasi kepada keputusan yang diperlukan oleh manajemen guna merencanakan, mengawasi, dan menilai aktivitas organisasi yang dirancang dalam kerangka kerja yang menitikberatkan pada perencanaan keuntungan, perencanaan penampilan, dan pengawasan semua pengendalian.
3. Robert G. Murdick, 1995, SIM adalah proses komunikasi dimana input direkam, disimpan, dan diambil kembali untuk menyajikan keputusan yang berbentuk output mengenai perencanan, pengoperasian, dan pengendalian.

Jadi, pengertian Sistem Informasi Manajemen Pendidikan adalah perpaduan antara sumber daya manusia dan aplikasi teknologi informasi untuk memilih, menyimpan, mengelolah, dan mengambil kembali data dalam rangka mendukung proses pengambilan keputusan bidang pendidikan. Atau dapat diartikan suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen  (perencanaan, penggerakan, pengorganisasian, dan pengendalian) dalam lembaga pendidikan.

B.     SIM dan Proses Manajemen Organisasi Pendidikan

Sistem Informasi Manajemen adalah kunci dari bidang yang menekankan finansial dan personal manajemen. Kombinasi dari istilah sistem, informasi, dan manajemen menjadi kata-kata baru yaitu “Sistem Informasi Manajemen”. Raymond McLeod Jr (1996:54) mengemukakan bahwa SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah. Sedangkan menurut Komaruddin dalam Effendy (1989:111) SIM adalah pendekatan yang terorganisir dan terencana untuk memberikan eksekutif bantuan informasi yang teat yang memberikan kemudahan bagi proses manajemen.

Suatu SIM Manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses manajemen oerhanisasi pendidikan sebagai berikut berikut:

1.      Proses Perencanaan

Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.

Dukungan SIM pada proses perencanaan:

a.    Model perencanaan

Dukungan analitik dalam pengembangan struktur dan persamaan model. Data historis untuk analisis hubungan, perkiraan dan perencanaan. Suatu penggerak model perencanaan untuk dijalankan pada suatu komputer.

b.    Data masukan

Data historis ditambah analisis dan manipulasi data untuk membangkitkan data masukan yang berdasarkan data historis.

c.    Manipulasi model

Penggunaan komputer untuk menjalankan suatu model. Manipulasi data lainnya berdasarkan teknik peramalan dan ekstrapolasi.

Kemampuan manipulasi model merupakan hal penting, hal ini akan memungkinkan penggunaan model dalam suatu simulasi. Dengan simulasi dapat dikemukakan jawaban-jawaban untuk berbagai kemungkinan kondisi variabel masukan yang berubah-ubah. Selanjutnya hasil yang diperoleh dapat diteliti tingkat keakuratannya.

Contoh penerapan SIM dalam proses perencanaan adalah misal, penjualan harian sebuah produk kecantikan sebanyak 100 unit mempunyai standar deviasi 5 unit. Analisa ini berguna untuk memahami sifat kegiatan penjualan yang perlu direncanakan. Selanjutnya teknik-teknik penciptaan data perlu dilakukan karena data-data historis hanya menggambarkan keadaan masa lampau. Sedangkan perencanaan melibatkan masa lampau dan mendatang. Umumnya perkiraan masa mendatang adalah didasarkan pada analisis data historis dengan menggunakan teknik penciptaan data untuk proses perencanaan.

2.      Proses Pengendalian

Pengendalian terdiri atas kegiatan-kegiatan yang memungkinkan kegiatan-kegiatan dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Untuk pengendalian diperlukan suatu ukuran prestasi yang didasarkan pada pengalaman manusia.

Prestasi dinyatakan menurut ukuran sebagai berikut:

a.       Unit masukan

b.      Kegiatan

c.       Keluaran yang dihasilkan

Dukungan SIM pada proses pengendalian adalah dimulai dengan model perencanaan. Dukungan yang diberikan mencakup hal-hal sebagai berikut:

a.       Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi

b.      Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan

c.       Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang

Dukungan lain dari SIM dalam proses pengendalian adalah monitor yang terus menerus dari prestasi, bukan hanya pelaporan periodik saja. Monitor dapat dilakukan berdasarkan model perencanaan ditambah konsep batasan pengendalian. Apabila suatu kegiatan berada di luar batas pengendalian, maka suatu berita segera disampaikan pada unit pengendalian yang tepat.

Contoh penerapan SIM dalam proses pengendalian adalah pada proses registrasi Kartu Rencana Studi yang umum dilakukan dalam setiap universitas. Di mana prosesnya dikendalikan secara terus-menerus oleh suatu badan/ pihak yang bertanggung jawab atas keakademikan. Pada prosesnya, pemrosesan telah diatur oleh komputer dan terus dikendalikan sesuai dengan program yang dibuat.

3.      Proses Pengambilan Keputusan

Proses pemilihan di antara berbagai alternatif disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

Dukungan sistem informasi manajemen pada pembuatan keputusan dalam suatu organisasi dapat diuraikan menurut tiga tahapan proses pembuatan keputusan, yaitu:

a.       Pemahaman

b.      Perancangan (design)

c.       Pemilihan

Dukungan SIM biasanya melibatkan pengolahan, file komputer maupun non komputer.

a.       Pada dasarnya peranan SIM tersebut pada proses pemahaman, yang menyangkut penelitian lingkungan untuk kondisi-kondisi yang memerlukan keputusan. Istilah pemahaman di sini mempunyai arti sama dengan pengenalan masalah.

b.      Pada tahap perancangan (design), kaitannya dengan SIM adalah membuat model-model keputusan untuk diolah berdasarkan data yang ada serta memprakarsai pemecahan-pemecahan alternatif. Model-model yang tersedia harus membantu menganalisis alternatif-altematif. Dukungan SIM terdiri dari perangkat lunak statistika serta perangkat lunak pembuatan model lainnya. Hal ini melibatkan pendekatan terstruktur, manipulasi model, dan sistem pencarian kembali data base.

c.       Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masala. Melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaannya.

Ada suatu kecenderungan di antara para perancang SIM untuk beranggapan, bahwa suatu database (pusat data) saja akan banyak memperbaiki pengambilan keputusan. Pandangan demikian sebenarnya telah mengabaikan akan adanya tiga unsur dalam pengambilan keputusan yang berperan penting, yaitu; data, model atau prosedur keputusan, dan pengambil keputusan, itu sendiri. Oleh karena itu pengambilan keputusan dapat diperbaiki dengan data yang lebih baik, model keputusan yang lebih baik, atau pengambil keputusan yang lebih baik (lebih terlatih, lebih banyak pengalaman, dan sebagainya).
Komputer hanya dapat dimanfaatkan bila telah dianalisis berdasarkan perbandingan biaya dengan efektifitasnya dan digunakan secara layak. Keunggulan komputer sebagai suatu alat terletak di dalam kemampuannya mengolah data yang banyak dan kompleks serta melakukan perhiturgan-perhitungan yang rumit dalam waktu yang singkat. Hal lain yang tidak kalah pentingnya adalah kemauan orang-orang di dalam manajemen untuk bersikap terbuka dalam menyampaikan masalah-masalah yang ingin dibantu pemecahannya dengan menggunakan komputer.

Jadi Inti dari sistem informasi manajemen adalah penyusunan informasi secara teratur dan sistematik mengikuti struktur organisasi dan digunakan untuk mendukung proses pengambilan keputusan manajemen. Dalam lingkup keputusan yang bersifat rutin maka sistem informasi manajemen merupakan alat bantu yang sangat diperlukan karena informasi yang terolah dengan baik dapat memberi arah pada keputusan yang baik tinggal menambahkan faktor pertimbangan yang perlu dihasilkan oleh pengambil keputusan.

Contoh penerapan SIM dalam proses pengambilan keputusan adalah penerimaan atau penolakan kredit, pengendalian proses, penentuan waktu, penerimaan, pengiriman, pengawasan inventaris dan penempatan karyawan. Pemanfaatan komputer sekarang ini sudah menjadi kebutuhan, bahkan SIM tidak bisa lagi dipisahkan dengan komputer, bila bicara tentang SIM maka pasangannya adalah komputer. Posisi komputer dalam SIM bagaikan dua sisi mata uang yang dapat dibedakan tetapi tidak dapat dipisahkan. Namun demikian, tetap saja bahwa SIM bukanlah komputer atau sebaliknya. Berdasarkan uraian tersebut di atas, nyata bahwa SIM berbasis komputer dapat meningkatkan nilai dan kualitas informasi. Artinya, apabila pihak manajemen dalam organisasi atau perusahaan dapat memanfaatkan komputer dalam SIM-nya, maka sang manajer atau pimpinan organisasi/ pengambil keputusan (decision maker) dapat memperoleh/ mendapatkan informasi (sebagai bahan dalam pengambilan keputusan) yang bermutu, bernilai dan berkualitas, yaitu informasi yang relevan bagi perusahaan/ organisasi, yang akurat dan tentu saja informasi yang tepat waktu atau tidak basi.

C.    Peran SIM Dalam Proses manajemen organisasi

SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Beberapa peran sisteminformasi dalam proses manajemen organisasi adalah sebagai berikut:

1.      SIM untuk pendukung pengambilan keputusan.

2.      SIM untuk pengendalian operasional, pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien.

3.      SIM untuk pengendalian manajemen, yaitu untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dana mengalokasi sumber daya.

4.      SIM untuk perencanaan starategis, tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasiakan mampu mencapai tujuannya.

5.      SIM menganalisis kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkanya.

6.      SIM berperan sebagai penyedia bagi pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

7.      Manfaat sistem informasi manajemen, SIM dapat menolong perusahaan untuk:

8.      SIM memberikan dukungan dalam pengumpulan informasi atau perancangan rangkaian alternatif tindakan, memutuskan untk memilih tindakan yang terbaik dari alternatif yang tersedia dan melaksanakan pilihan dan mengawasi hasil kegiatan.

9.      SIM dapat digunakan secara efektif untuk mendukung setiap tinngkatan pada proses pengambilan keputusan dan dapat digunakan juga memperoleh dan menyimpan informasi yang berkaitan dengan masalah standar dan situasi sekarang.

10.  SIM ini juga sangat membantu untuk merealisasikan keputusan dalam tindakan dan mengawasi tindakan serta memberikan umpan balik yang berkaitan dengan hasilnya.

BAB III
PENUTUP

A.    Kesimpulan

Sistem informasi memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah organisasi . Sistem informasi memiliki peran dalam menunjang kegiatan atau proses manajemn organisasi ,menunjang manajemen dalam perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dalam organisasi..

B.     Saran

Dalam proses manajemen organisasi pendidikan, pemimpin diharapkan dapan memanfaatkan system informasi manjemen dengan baik. Hal ini dikarenakan SIM sangat berperan pending dalam ke efektifan proses manajemen.

DAFTAR PUSTAKA

Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. ANDI. Yogyakarta.

Wahyudi Kumorotomo dan Subandono Agus Margono. 1998. Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi Publik. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

Sutono, Djoko. 2007. Modul. Sistem Informasi Manajemen. Edisi keempat. Dikeluarkan oleh Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan.