teknik-teknik dalam perencanaan

TEKNIK-TEKNIK DALAM PERENCANAAN

MAKALAH

Di tulis untuk memenuhi tugas mata kuliah perencanaan pendidikan 1

 

oleh

Kelompok 4

IRMA PUSPITA SARI/15002006

AYUNI/15002012

DILLA YULIATIKA/15002014

IWETUL HASANAH/15002060

NUR HAFIZAH/15002103

JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2016

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT. Yang telah memberikan Rahmat dan Hidayah-Nya, sholawat serta salam semoga tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW. Kami bersyukur kepada Ilahi Rabbi yang telah memberikan Hidayah dan Taufik-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik. Makalah ini berisikan tentangTeknik-Teknik dalam Perencanaan.

Dengan tersusunnya makalah ini, kami berharap pembaca dapat lebih memahami secara mendalam tentangTeknik-Teknik dalam Perencanaan.Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna.Oleh karena itu, kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun sangat kami harapkan demi kesempurnaan makalah atau penyusunan makalah berikutnya menjadi lebih baik.

Akhir kata, kami sampaikan terima kasih.Semoga Allah SWT senantiasa meridhoi segala usaha kami.Amiin.

Padang, 20 November2016

Penulis

 

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.. i

DAFTAR ISI. ii

BAB I    PENDAHULUAN.. 1

A. Latar Belakang. 1

B. Rumusan Masalah. 2

C. Tujuan. 2

BAB II   PEMBAHASAN.. 3

A. Diagram GANT. 3

B.Diagram Milestone. 5

C. Rencana Kerja. 6

D. PERT dan CPM... 7

E. SP4/PPBS. 14

BAB III ....................................................................................................... PENUTUP. 17

A. Kesimpulan. 17

B. Saran. 17

DAFTAR PUSTAKA.. 18

 

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pembangunan pendidikan memerlukan sumber daya yang harus diatur secermat mungkin karena keadaan sumber daya yang tergolong mulai langka.Dalam pembangunan pendidikan pada awalnya harus memerlukan sebuah perancangan yaitu sebuah perencanaan, baik dalam menentukan visi dan tujuan pendidikan, arah pembangunan, orientasi pendidikan, jenis jenjang pendidikan serta fasilitas yang diperlukan dalam penyelenggaraan pendidikan.Perencanaan atau perancangan tersebut harus dirancang secara efisien, akurat dan cermat serta melalui perhitungan yang matang.Tanpa perencanaan yang sistimatik dan rasional upaya pembangunan pendidikan mustahil dapat dilaksanakan dengan efektif. Perencanaan dalam hal pembangunan pendidikan ini berfungsi sebagai alat pemandu dasar sehingga apa yang harus dilakukan sudah diatur dan ditata terlebih dahulu agar mengurangi resiko yang akan dihadapi oleh perencana.

Dalam suatu pembuatan perencanaan diperlukan teknik perencanaan.Teknik perencanaan dapat berjalan dengan baik apabila unsur-unsur pendukung terbentuknya perencanaan juga berjalan dengan lancar.Dengan teknik perencanaan dapat membantu perencana dalam mengambil keputusan, baik pada tingkat perencanaan dimulai, perbaikan rencana maupun pada perencanaan ulang.Teknik yang dipilih adalah teknik yang dapat digunakan oleh perencana pada semua tingkatan perencanaan.Selain teknik, juga diperlukan model-model dalam merencanakan pendidikan. Dalam makalah ini maka akan dibahas mengenai pengertian, teknik-teknik dan model-model yang akan digunakan dalam  merencanakan suatu perencanaan pendidikan.

B. Rumusan Masalah

1. Bagaimana teknik-teknik dalam perencanaan?

C. Tujuan

1. Untuk mengetahui bagaimanateknik-teknik dalam perencanaan.

2. Untuk memenuhi tugas mata kuliah perencanaan pendidikan 1.

BAB II
PEMBAHASAN

A. Diagram GANT

Diagram Balok (Bar Chart) sering disebut diagram Gannt (Gannt Chart) karena diagram ini memberikan gambaran tentang :

a.       Kegiatan terperinci dari suatu proyek.

b.      Waktu memulai sikap kegiatan, dan

c.       Lamanya kegiatan tersebut.

Dalam diagram ini terdapat dua macam sumbu, yaitu absis dan ordinat atau dua dimensi yaitu vertikal dan horizontal. Dimensi vertikal menunjukkan tugas atau perincian tugas yang harus dikerjakan, sedangkan dimensi horizontal menunjukkan waktu, mulai dari yang ditentukan.Dalam suatu proyek pendidikan biasanya dijumpai beberapa kegiatan yang dapat dilakukan bersamaan waktunya dan kegiatan yang harus dilakukan secara berurutan. Mengandung arti bahwa bagian yang terakhir tidak bisa dilakukan sebelum kegiatan awal yang lain diselesaikan.

Beberapa hal yang dipandang sebagai kelemahan dari diagram ini antara lain:

a.       Hubungan antara satu kegiatan dengan kengiatan lainnya tidak tergambarkan atau hubungan kebergantungannya tidak ditunjukkan.

b.      Tidak dapat diidentifikasi, kegiatan mana yang merupakan kegiatan kritis. Kegiatan kritis yaitu kegiatan yang tidak boleh tertunda, apabila tertunda mengakibatkan gangguan terhadap penyelesaian kesluruhan proyek.

c.       Proyek yang besar memerlukan kontrol waktu secara ketat, koordinasi dan analisis biaya yang cermat, tidak menguntungkan apabila menggunakan teknik ini. Meskipun demikian teknik diagram balok masih banyak digunakan terutama untuk kegiatan-kegiatan yang tidak kompleks.

Keuntungan menggunakan Gantt Chart :

a.       Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek. Gantt Chart sangat mudah dipahami, balok horizontal (horizontal bar) dibuat pada tiap kegiatan proyek sepanjang garis waktu.

b.      Gantt chart digunakan untuk penjadwalan sederhana atau proyek-proyek yang
kegiatannya tidak terlalu berkaitan atau proyek kecil, sedangkan network untuk
penjadwalan proyek yang rumit.

c.       Gantt Chart juga dapat digunakan untuk penjadwalan operasi yang berulang.

d.      Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan

e.       Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai pada saat pelaporan

Contoh: Diagram Balok

Waktu	April	Mei	Juni	Juli	Agustus	dst
Kegiatan
Keg A
Keg B
Keg C
Keg D
Keg E
dst.

Gambar 1 Diagram Balok

Gambar 2 Diagram Balok

B.Diagram Milestone

Diagram Milestone disebut juga diagram struktur perincian kerja. Diagram ini menggambarkan unsur-unsur fungsional suatu proyek dengan keterkaitannya secara fungsional.Struktur ini dibuat berdasarkan pemecahan struktur proyek yang disusun secara hierarkis.Apabila secara keseluruhan dianggap sebagai sistem, maka proyek itu dipecah menjadi bagian-bagian (subsistem).

Contoh struktur perincian kerja:

Gambar 3 Contoh Struktur Perincian Kerja

C. Rencana Kerja

Dalam suatu perencanaan diperlukan beberapa pertanyaan yang harus dijawab dan dianalisis, diantaranya :

1.         Apa yang harus dilakukan?

2.         Bagaimana hal itu akan dilakukan?

3.         Oleh siapa hal itu dilakukan?

4.         Sumber apakah yang diperlukan? (manusia, uang, material)

5.         Kapan dan dalam waktu mana hal itu dilakukan?

6.         Dimana akan dilakukan?

Dari pertanyaan-pertanyaan itu akan muncul beberapa pertanyaan baru. Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan itu akan dijadikan sebagai dasar untuk menyusun kerangka kerja operasional. Jawaban-jawaban itu dinyatakan dalam keputusan-keputusan.Hasil akhir dari keputusan itu disebut Rencana Kerja atau Rencana Operasi (RENOP). RENOP dapat dibuat dalam bentuk berikut:

Tabel RENOP

No.	Aktivitas	Pelaksana	Lokasi	Waktu	Metode	Biaya	Catatan

D. PERT dan CPM

1. PERT ( Program Evaluation Review Technique )

a.   Pengertian PERT

PERT adalah suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasikan bagian-bagian pekerjaan yang ada di dalam suatu proyek.PERT yang memiliki kepanjangan Program Evaluation Review Technique adalah suatu metodologi yang dikembangkan oleh Angkatan Laut Amerika Serikat pada tahun 1950 untuk mengatur program misil. Sedangkan terdapat metodologi yang sama pada waktu bersamaan dikembangkan oleh sektor swasta yang dinamakan CPM atau Critical Path Method. PERT pada awalnya didesain untuk industri yang menghasilkan produk tidak standar dan mengalami perubahan teknologi yang cepat sekali, seperti industri pertahanan dan ruang angkasa, sehingga masalah ketidakpastian dalam penyelesaian. (Siswanto, 2007) analisis jaringan kegiatan, dan peristiwa atau disingkat analisis jaringan kerja adalah istilah umum yang meliputi berbagai metode perencanaan proyek diantaranya, yang paling terkenal adalah PERT dua sistem ini dikembangkan di Amerika Serikat untuk proyek-proyek skala besar dalam bidang pertahanan (E. Jasifi, 1994).

T. Hari Handoko (1993, 401) mengemukakan bahwa PERT adalah suatu metode analisis yang dirancang untuk membantu dalam penjadwalan dan pengendalian proyek-proyek yang kompleks, yang menuntut bahwa masalah utama yang dibahas yaitu masalah teknik untuk menentukan jadwal kegiatan beserta anggaran biayanya sehingga dapat diselesaikan secara tepat waktu dan biaya.

Metodologi PERT divisualisasikan dengan suatu grafik atau bagan yang melambangkan ilustrasi dari sebuah proyek.Diagram jaringan ini terdiri dari beberapa titik (nodes) yang merepresentasikan kejadian (event) atau suatu titik tempuh (milestone).Titik-titik tersebut dihubungkan oleh suatu vektor (garis yang memiliki arah) yang merepresentasikan suatu pekerjaan (task) dalam sebuah proyek.Arah dari vaktor atau garis menunjukkan suatu urutan pekerjaan.

Sebuah pekerjaan yang dapat dilakukan bersamaan dengan pekerjaan lain disebut juga sebagai pekerjaan paralel (parelel task atau concurrent task). Selain itu terdapat juga sebuah aktivitas yang diwakili oleh garis putus-putus yang disebut dengan dummy activities. Dari sebuah diagram PERT dapat digunakan untuk mengetahui suatu urutan aktivitas kritis atau aktivitas yang harus dilakukan sebagai prioritas utama (critical path), penjadwalan dengan aktivitas lain, dan jumlah pekerja yang dibutuhkan.

b.   Langkah-langkah dalam Melakukan Perencanaan dengan PERT

               Dalam melakukan perencanaan dengan PERT dibutuhkan beberapa langkah, yaitu :

1)      Mengidentifikasi aktivitas (activity) dan titik tempuhnya (milestone)

Sebuah aktivitas adalah pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek.Titik tempuh (milestone) adalah penanda kejadian pada awal dan akhir satu atau lebih aktivitas. Untuk mengidentifikasi aktivitas dan titik tempuh dapat menggunakan suatu tabel agar lebih mudah dalam memahami dan menambahkan informasi lain seperti urutan dan durasi.

2)      Menetapkan urutan pengerjaan dari aktivitas-aktivitas yang telah direncanakan

Langkah ini bisa dilakukan bersamaan dengan identifikasi aktivitas.Dalam menentukan urutan pengerjaan bisa diperlukan analisa yang lebih dalam untuk setiap pekerjaan.

3)      Membuat suatu diagram jaringan (network diagram)

Setelah mendapatkan urutan pengerjaan suatu pekerjaan maka suatu diagram dapat dibuat. Diagram akan menunjukkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan berurutan (serial) atau secara bersamaan (paralel). Pada diagram PERT biasanya suatu pekerjaan dilambangkan dengan simbol lingkaran dan titik tempuh dilambangkan dengan simbol panah.

4)      Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas

Dalam menentukan waktu dapat menggunakan satuan unit waktu yang sesuai misal jam, hari, minggu, bulan dan tahun.

5)      Menetapkan suatu jalur kritis (critical path)

Suatu jalur kritis bisa didapatkan dengan menambah waktu suatu aktivitas pada tiap urutan pekerjaan dan menetapkan jalur terpanjang pada tiap proyek.Biasanya sebuah jalur kritis terdiri dari pekerjaan-pekerjaan yang tidak bisa ditunda waktu pengerjaannya.

Dalam setiap urutan pekerjaan terdapat suatu penanda waktu yang dapat membantu dalam menetapkan jalur kritis, yaitu :

·         ES – Early Start

·         EF – Early Finish

·         LS – Latest Start

·         LF – Latest Finish

Dengan menggunakan empat komponen penanda waktu tersebut bisa didapatkan suatu jalur kritis sesuai dengan diagram.

6)      Melakukan pembaharuan diagram PERT sesuai dengan kemajuan proyek

Sesuai dengan berjalannya proyek dalam waktu nyata. Waktu perencanaan sesuai dengan diagram PERT dapat diperbaiki sesuai dengan waktu nyata. Sebuah diagram PERT mungkin bisa digunakan untuk merefleksikan situasi baru yang belum pernah diketahui sebelumnya.

c.   Karakteristik PERT

Dari langkah-langkah penjelasan metode PERT maka bisa dilihat suatu karakteristik dasar PERT, yaitu sebuah jalur kritis.Dengan diketahuinya jalur kritis ini maka suatu proyek dalam jangka waktu penyelesaian yang lama dapat diminimalisasi.

Ciri-ciri jalur kritis adalah :

·         Jalur yang biasanya memakan waktu terpanjang dalam suatu proses.

·         Jalur yang tidak memiliki tenggang waktu antara selesainya suatu tahap kegiatan dengan mulainya suatu tahap kegiatan berikutnya.

·         Tidak adanya tenggang waktu tersebut yang merupakan sifat kritis dari jalur kritis

d.      Manfaat PERT

Adapun manfaat dari pelaksanaan PERT ini, antara lain :

1)      Mengetahui ketergantungan dan keterhubungan tiap pekerjaan dalam suatu proyek.

2)      Dapat mengetahui implikasi dan waktu jika terjadi keterlambatan suatu pekerjaan.

3)      Dapat mengetahui kemungkinan untuk mencari jalur alternatif lain yang lebih baik untuk kelancaran proyek.

4)      Dapat mengetahui kemungkinan percepatan dari salah satu atau beberapa jalur kegiatan.

5)      Dapat mengetahui batas waktu penyelesaian proyek.

Berikut contoh gambar PERT

Gambar 4 Contoh PERT

2. CPM (Critical Path Method)

T. Hani Handoko (1993 : 401) mengemukakan bahwa CPM adalah suatu metode yang dirancang untuk mengoptimalkan biaya proyek dimana dapat ditentukan kapan pertukaran biaya dan waktu harus dilakukan untuk memenuhi jadwal penyelesaian proyek dengan biaya seminimal mungkin.

CPM adalah suatumetode perencanaan dan pengendalian proyek-proyek yang merupakan sistem yang paling banyak digunakan diantara semua sistem yang memakai prinsip pembentukan jaringan. Dengan CPM, jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan berbagai tahap suatu proyek dianggap diketahui dengan pasti, demikian pula hubungan antara sumber yang digunakan dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Jadi CPM merupakan fasilitas analisa jaringan kerja yang berusaha mengoptimalkan biaya total proyek melalui pengurangan waktu penyelesaian total proyek yang bersangkutan.

Teknik penyusunan jaringan kerja yang terdapat pada CPM, sama dengan yang digunakan pada PERT. Perbedaan yang terlihat adalah bahwa PERT menggunakan activity oriented, sedangkan dalam CPM menggunakan event oriented. Pada activity oriented anak panah menunjukkan activity atau pekerjaan dengan beberapa keterangan aktivitasnya, sedang event oriented pada peristiwalah yang merupakan pokok perhatian dari suatu aktivitas.

Contoh dari CPM :

Gambar 4 Contoh CPM

3. Perbedaan dan Keterbatasn CPM dan PERT

Pada prinsipnya yang menyangkut perbedaan PERT dan CPM adalah sebagai berikut :

a.       PERT digunakan pada perencanaan dan pengendalian proyek yang belum pernah dikerjakan, sedangkan CPM digunakan untuk menjadwalkan dan mengendalikan aktivitas yang sudah pernah dikerjakan sehingga data, waktu dan biaya setiap unsur kegiatan telah diketahui oleh evaluator.

b.      Pada PERT digunakan tiga jenis waktu pengerjaan yaitu yang tercepat, terlama serta terlayak, sedangkan pada CPM hanya memiliki satu jenis informasi waktu pengerjaan yaitu waktu yang paling tepat dan layak untuk menyelesaikan suatu proyek.

c.       Pada PERT yang ditekankan tepat waktu, sebab dengan penyingkatan waktu maka biaya proyek turut mengecil, sedangkan pada CPM menekankan tepat biaya.

d.      Dalam PERT anak panah menunjukkan tata urutan (hubungan presidentil), sedangkan pada CPM tanda panah adalah kegiatan.

Adapun yang menjadi keterbatas PERT dan CPMadalah :

a.       Kegiatan harus jelas dan hubungan harus bebas dan stabil.

b.      Hubungan pendahulu harus dijelaskan dan dijaringkan bersama-sama.

c.       Perkiraan waktu cenderung subyektif dan tergantung manajer.

d.      Ada bahaya terselubung dengan terlalu banyaknya penekanan pada jalur kritis, maka yang nyaris kritis perlu diawasi.

E. SP4/PPBS

PPBS ( planning, programming, budgetting system), dalam bahasa Indonesia adalah sistem perencanaan , penyusunan program, dan penganggaran (SP4). Model ini bermakna bahwa perencanaan, penyusunan program, dan penganggaran dipandang sebagai suatu sistem yang tak terpisahkan satu sama lainnya. PPBS merupakan suatu proses yang komprehensif untuk pengambilan keputusan yang lebih efektif.  Menurut kast dan rosenwzweig (1979) PPBS merupakan suatu pendekatan yang sistematik yang berusaha untuk menetapkan tujuan,mengembangkan program-program untuk dicapai, menemukan besarnya biaya dan alternatif dan menggunakan proses penganggaran yang merefleksikan kegiatan program jangka panjang. Menurut Harry J.Hartley(1968) PPBS merupakan proses perencanaan yang komprehensif yang meliputi program budget sebagai komponen utamanya.

Ciri-ciri SP4 (sistem perencaan penyusunan program dan penganggaran) menurut Timan (2004) adalah sebagai berikut:

a.       SP4 dimulai dari penetapan tujuan nasional. Jadi perencanaan dengan SP4 bersifat dari atas ke bawah (top down).

b.      Menghubungkan tujuan umum dengan program yang bersifat khusus.

c.       Menghubungkan program dengan sumber-sumber yang diperlukan.

d.      Menghubungkan masukan instrumental dengan uang yang diperlukan.

Tujuan penggunaan SP4 (sistem perencaan penyusunan program dan penganggaran) menurut Timan (2004) adalah sebagai berikut:

a.       Membuat agar perencanaan jangka panjang merupakan kegiatan rutin.

b.      Memungkinkan rencana dan program dapat ditinjau kembali setiap saat untuk dapat diadakan revisi.

c.       Mengadakan klasifikasi kegiatan organisasi dalam bentuk program dan hasil yang diharapkan dan bukan lagi berdasarkan jumlah jabatan atau yang hal-hal lain.

d.      Meningkatkan koordinasi antar berbagai program yang dirancang untuk mencapai tujuan.

e.       Mendorong perencanaan terpadu antar Departemen/ bagian.

f.       Memungkinkan pengukuran kemajuan suatu program sesuai dengan pertahapannya.

Dapat disimpulkan bahwa:

a.       PPBS merupakan pendekatan yang sistematik, sehingga untuk menerapkan PPBS diperlukan pemahaman tentang konsepdan teori sistem.

b.      PPBS merupakan suatu proses perencanaan komprehensif, sehingga untuk menerapkannya hanya dimungkinkan untuk masalah-masalah yang kompleks dan dalam organisasi yang dihadapkan pada masalah yang kompleks dan dalam organisasi yang dihadapkan pada masalah yang rumit dan komprehensif.

c.       Ketiga unsur itu tidak dapat dipisahkan satu sama lainnya. PPBS adalah suatu proses perencanaan komprehensif dan sistematik dalam suatu masalah untuk mengambil suatu keputusan yang efektif untuk menentukan tujuan, mengembangkan program dengan anggaran seefisien dan seefektif mungkin, dan mampu menunjukkan program jangka panjang. Model ini banyak digunakan di Perguruan Tinggi Negeri (PTN).

BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa dalam perencanaan itu pasti yang diharapkan adalah keberhasilan yang maksimal dari apa yang telah direncanakan sebelumnya. Oleh karena itu, dalam membuat perencanaan harus benar-benar difikirkan matang-matang dan melalui teknik-teknik yang sudah ditentukan agar dalam pelaksanaannya bisa tercapai walaupun tidak semaksimal yang telah direncanakan. Untuk menolong perencana dalam melaksanakan tugasnya dapat menggunakan teknik-teknik perencanaan seperti rencana kerja, diagram balok, diagram milestone, pert, CPM maupun SP4.

B. Saran

Dari makalah ini diharapkan kita dapat mengetahui bagaimana teknik-teknik dalam perencanaan.

DAFTAR PUSTAKA

Damayanti, M.K. 2013.Perencanaan Pendidikan, (Online), (https://mitadamayati.wordpress.com/2013/04/23/perencanaan-pendidikan/), diakses 19 November 2016.

Enoh, J. 1992. Dasar-Dasar Perencanaan Pendidikan. Jakarta: Bumi Aksara.

Fattah, N. 2014.Landasan Manajemen Pendidikan. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

Husen, Abrar.2011. Manajemen Proyek. Yogyakarta : Andi. http://www.netmba.com/operations/project/pert/, diakses 19 November 2016.

Pidarta, M. 1988. Perencanaan Pendidikan Partisipatori dengan Pendekatan Sistem.  Jakarta: P2LPTK Ditjen Pendidikan Tinggi.

Usman, Husaini. 2008. Manajemen: Teori Praktik dan Riset Pendidikan. Jakarta: Bumi Aksara.