Makalah Sumber Daya Manusia ""Pensiun"

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

Pemensiunan pegawai tidak seluruhnya sama dengan pemberhentian pegawai. Memang ada persamaan di antara keduanya, yakni pemutusan hubungan kerja karena sesuatu sebab tertentu. Pada pemensiunan sebagaimana pada pemberhentian, terdapat juga soal ganti rugi, meskipun sifatnya lain daripada ganti rugi pada pemberhentian. Ganti rugi pada pemberhentian bersifat sekali saja, seang ganti rugi pada pemensiunan, lebih tepat disebut jaminan hari tua bersifat pembayaran berulang-ulang.

Masalah pemensiunan pada perusahaan swasta di Negara kita. Masih merupakan masalah yang belum mendapatkan perhatian sepenuhnya. Malah masih merupakan suatu kenyataan pemberian jaminan hari tua kepada  pegawai, dikala perusahaan  memutuskan hubungan kerja dengan pegawai karena pegawai sudah berusia lanjut, belum lagi umum dianut oleh perusahaan swasta, terlebih oleh perusahaan kecil di Negara kita. Hal ini terutama disebabkan oleh karena perusahaan bersangkutan belum mempunyai keuangan yang kuat, sehingga pegawainya yang memberikan jasanya selama berpuluh-puluh tahun tidak dapat dihidupi oleh perusahaan, selama pegawai yang bersangkutan tidak mampu lagi mencari nafkah.

Meskipun demikian, pendirian tersebut sedikit demi sedikit sudah mengalami perubahan, terutama dalam perusahaan-perusahaan besar swasta. Demikian juga pegawai negeri, sejak lama sudah mendapatkan jaminan hari tua, dan hal ini salah satu motif mengapa banyak orang bekerja sebagai pegawai negeri, meskipun balas jasa yang diterimanya semasa dalam hubungan kerja relatif lebih kecil dibandingkan dengan yang diterimanya jika ia bekerja pada perusahaan swasta. Ini membuktikan bahwa jaminan hari tua bagi pegawai berperan dan tidak kecil artinya. Beberapa perusahaan besar swasta di Indonesia menyadari hal itu dan berusaha memberi jaminan hari tua bagi pegawainya.

Ada baiknya pensiun diberikan dengan didahului masa peralihan beberapa bulan dengan menerima upah penuh, sebelum diberi uang pensiun. Pada waktu pensiun diberi juga uang jasa berupa modal usaha yang dapat dikerjakannya di hari tua.

B.     Rumusan Masalah

1.      Jelaskan apa pengertian Pemberhentian dan pensiun ?

2.      Sebutkan  apa saja tujuan dan manfaat Pensiun ?

3.      Sebutkan jenis-jenis program dan dana Pensiun ?

4.      Sebutkan peran dan fungsi dana Pensiun ?

5.      Sebutkan keunggulan dan kelemahan dana pensiun ?

C.    Manfaat penulisan

Manfaat dari penulisan ini adalah pembaca dapat mengetahui berbagai hal mengenai “Pensiun”

D.    Tujuan penulisan

Makalah bertujuan Agar pembaca dapat manambah wawasan dan memahami persoalan tentang “ Pensiun” yang berdasarkan masalah dalam makalah, tujuan makalah yaitu :

1.      Dapat memahami pengertian Pemberhentian dan Pensiun.

2.      Dapat mengetahui tujuan dan manfaat Pensiun.

3.      Dapat mengetahui jenis program dan dana Pensiun.

4.      Dapat mengatahui peran dan fungsi dana Pensiun.

5.      Dapat mengetahuai keunggulandan kelemahan Pensiun.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian  Pemberhentian dan Pensiun

Menurut Undang-undang No. 13 Tahun 2003 mengartikan bahwa Pemberhentian atau Pemutusan hubungan kerja adalah pengakhiran hubungan kerja karena suatu hal tertentu yang mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban antar pekerja dan pengusaha. Sedangkan menurut Moekijat mengartikan bahwa Pemberhentian adalah pemutusan hubungan kerjas seseorang karyawan dengan suatu organisasi perusahaan.

Istilah pemberhentian juga mempunyai arti yang sama dengan separation yaitu pemisahan. Pemberhentian juga bisa berarti Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) karyawan dari suatu organisasi perusahaan. Pemberhentian yang dilakukan oleh perusahaan harus berdasarkan dengan Undang – undang No 12 Tahun 1964 KUHP dan seijin P4D atau P4P atau seijin keputusan pengadilan. Pemberhentian juga harus memperhatikan pasal 1603 ayat 1 KUHP yaitu mengenai “tenggang waktu dan ijin pemberhentian”. Perusahaan yang melakukan pemberhentian akan mengalami kerugian karena karyawan yang diberhentikan membawa biaya penarikan, seleksi, pelatihan dan proses produksi berhenti. Pemberhentian yang dilakukan oleh perusahaan juga harus dengan baik – baik, mengingat saat karyawan tersebut masuk juga diterima baik – baik. Dampak pemberhentian bagi karyawan yang diberhentikan yaitu dampak secara psikologis dan dampak secara biologis.

Pensiun ialah seseorang yang sudah tidak bekerja lagi karena usianya sudah lanjut dan harus diberhentikan, ataupun atas permintaan sendiri (pensiun muda). Seseorang yang pensiun biasa mendapat uang pensiun atau pesangon. Jika mendapat pensiun, maka ia tetap mendapatkan semacam dana pensiun sampai meninggal dunia.

Pada mulanya Pensiun diartikan sebagai bantuan atau di-sebut sebagai uang anugrah kepada bekas pegawai yang telah bertahun-tahun bekerja pada dinas pemerintah. Pada masa penjajahan Jepang pensiun disebut sebagai “Onyokin” atau uang kurnia. Pemberian uang kurnia tersebut dalam Undang-undang Nomor 18 Tahun 1961 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian diartikan sebagai jaminan hari tua dan penghargaan atas jasa-jasa pegawai negeri yang bertahun tahun bekerja pada dinas pemerintah.

Demikian juga dalam Undang-undang Nomor 11 Tahun 1969 tentang Pensiun Pegawai dan Janda/Duda Pegawai dinyatakan bahwa sifat pensiun adalah sebagai jaminan hari tua dan penghargaan  atas jasa-jasa pegawai negeri selama bertahun-tahun bekerja pada dinas pemerintah.

Undang-undang Nomor 11 Tahun 1992 tentang Dana Pensiun, antara lain dinyatakan bahwa program pensiun me-rupakan salah satu bagian dari program kesejahteraan karyawan. Sejalan dengan itu dalam berbagai literatur pada umumnya menyatakan bahwa program pensiun yang merupakan bagian dari program kesejahteraan tersebut adalah merupakan segala bentuk manfaat (benefit) yang diberikan oleh pemberi kerja kepada karyawannya dengan tujuan agar karyawan beserta keluarganya tidak mendapatkan kesulitan keuangan bila sewaktu-waktu penghasilan karyawan yang bersangkutan berhenti karena tidak mampu lagi bekerja atau telah lanjut usia atau meninggal dunia.

B.     Tujuan dan Manfaat Pensiun

Setiap pihak memiliki tujuan masing-masing yang berbeda, yaitu

pihak pemberi kerja, Lembaga Pengelola dan karyawan antara lain:

a.       Bagi pemberi kerja, dana pensiun bertujuan untuk,

ü  Memberikan penghargaan kepada para karyawan yang telah lama mengabdi kepada perusahaanya.

ü  Agar di masa pensiun tersebut, karyawannya mendapatkan jaminan.

ü  Memberikan rasa aman pada karyawan.

ü  Meningkatkan kinerja dan motivasi karyawan.

ü  Meningkatkan citra perusahaan di mata masyarakat.

b.      Bagi karyawan, lembaga keuangan memberikan tujuan,

ü  Kepastian memperoleh penghasilan masa yang akan datang sesudah masa pensiun.

ü  Memberikan rasa aman dan meningkatkan motivasi untuk bekerja.

c.       Bagi Lembaga Pengelola adalah,

ü  Mengelola dana pensiun untuk mendapatkan keuntungan, karena iuran dana pensiun dapat dimasukkan dalam kegiatan investasi.

ü  Turut membantu, menyelenggarakan program pemerintah.

Manfaat pensiun terdiri dari Manfaat Pensiun Normal, Dipercepat, Cacat dan Ditunda.

a.       Manfaat Pensiun Normal

Manfaat yang diterima peserta ketika mencapa usia pensiun normal atau sebaliknya. Setiap lembaga/perusahaan menetapkan umur pensiun normal antara 45 sanmpai 60 tahun.

b.      Manfaat Pensiun Dipercepat

Manfaat yang diterima bila Peserta berhenti bekerja atau tak berpenghasilan lagi minimal 10 tahun sebelum mencapai usia pensiun normal.

c.       Manfaat Pensiun Cacat

Manfaat yang diterima bila Peserta menderita cacat. Hak ini timbul jika Peserta dinyatakan oleh Dokter dan Dana Pensiun bahwa yang bersangkutan menderita cacat

d.       Manfaat Pensiun Ditunda

Hak yang diterima jika Peserta berhenti bekerja sebelum mencaai usia pensiun normal. Pembayaran ditunda sampai Peserta mencapai usia sekurang-kurangnya 10 tahun sebelum dicapainya usia pensiu normal.

C.    Jenis Program dan Dana Pensiun

Untuk tujuan Pernyataan ini, program pensiun diklasifikasikan menjadi Program Pensiun luran Pasti atau Program Pensiun Manfaat Pasti.

a.    Dalam Program Pensiun luran Pasti, jumlah yang diterima oleh peserta pada saat pensiun tergantung pada jumlah iuran yang dibayarkan oleh pemberi kerja dan peserta serta hasil pengembangan dana. Kewajiban dari pemberi kerja adalah membayarkan iuran seperti yang ditetapkan dalam Peraturan Dana Pensiun. Bantuan profesi aktuaris tidak mutlak diperlukan, kecuali untuk mengestimasi jumlah manfaat pensiun yang akan diterima peserta pada saat pensiun berdasarkan besarnya iuran saat ini dan estimasi hasil pengembangan dana.

b.    Dalam Program Pensiun Manfaat Pasti, besarnya manfaat pensiun yang akan diterima oleh peserta pada saat pensiun ditentukan berdasarkan suatu rumusan manfaat pensiun yang biasanya mempunyai variabel masa kerja dan penghasilan dasar pensiun. Kewajiban pemberi kerja adalah untuk menyediakan manfaat pensiun yang akan dibayarkan kepada peserta pada saat pensiun. Bantuan profesi aktuaris mutlak diperlukan untuk mengestimasi besarnya kewajiban aktuaria, mengkaji kembali asumsi aktuaris yang digunakan dan merekomendasikan besarnya iuran yang harus dibayar.

Berdasarkan UU No 11 tahun 1992, di Indonesia mengenal 3 jenis dana pensiun yaitu:

a.    Dana pensiun pemberi kerja, adalah dana pensiun yang dibentuk oleh orang atau badan yang mempekerjakan karyawan, selaku pendiri, untuk menyelenggarakan program pensiun manfaat pasti atau program pensiun iuran pasti, bagi kepentingan sebagian atau seluruh karyawannya sebagai peserta, dan menimbulkan kewajiban terhadap pemberi kerja.

b.   Dana pensiun lembaga keuangan, adalah dana pensiun yang dibentuk oleh bank atau perusahaan asuransi jiwa untuk menyelenggarakan program pensiun iuran pasti, bagi perorangan, baik karyawan maupun pkerja mandiri yang terpisah dari dana pensiun pemberi kerja bagi karyawan bank atai perusahaan asuransi jiwa.

c.    Dana pensiun berdasarkan keuntungan, adalah dana pensiun pemberi kerja yang menyelenggarakan program pensiun iuran pasti, dengan iuran hanya dari pemberi kerja yang didasarkan pada rumus yang dikaitkan dengan keuntungan pemberi kerja.

D.    Peran dan Fungsi Dana Pensiun

Adapun peran dana pensiun antara lain:

a.       Memelihara kesinambungan penghasilan pada hari tua dalam rangka mewujudkan keadilan sosial bagi seluruh rakyat Indonesia.

b.      Sarana penghimpunan dana guna meningkatkan peran serta masyarakat dalam pembangunan nasional.

c.       Menambah motivasi dan ketenagan kerja sehingga meningkatkan produktifitas.

Fungsi program pensiun harus dapat diidentifikasikan dengan jelas supaya program tersebut dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Fungsi program pensiun antara lain :

a. Asuransi

Peserta yang meninggal dunia atau cacat sebelum mencapai usia pensiun dapat diberikan uang pertanggungan atas beban bersama dari dana pensiun. Masa kerja para karyawan bukan harga mati. Apabila masa kerja karyawan belum mencapai masa kerja yang disyaratkan tetapi karyawan tersebut berhalangan tetap (cacat tetap sehingga tidak mungkin lagi bekerja atau meninggal) karyaan tersebut dijamin dapat memperoleh pensiun. Meskipun demikian jumlah yang diterima tidak penuh atau lebih sedikit bila dibandingkan karyawan yang memenuhi masa kerja sesuai dengan perhitungan semula

b. Tabungan

Himpunan iuran peserta dan iuran pemberi kerja merupakan tabungan untuk dan atas nama pesertanya sendiri. Iuran yang dibayarkan oleh karyawan setiap bulan dapat dilihat sebagai tabungan dari para pesertanya. Iuran tersebut adalah konsekuensi dari manfaat yang akan diterima oleh karyawan di masa yang akan datang.

c. Pensiun

Seluruh himpunan iuran peserta dan iuran pemberi kerja serta hasil pengelolaannya akan dibayarkan dalam bentuk manfaat pensiun sejak bulan pertama setelah mencapai usia pensiun selama seumur hidup peserta, dan janda/duda peserta.

E.           Keunggulan dan kelemahan Dana Pensiun

Adapun keunggulan dan kelemahan dana pensiun diantaranya:

a.       Pengelola yang ditunjuk seyogyanya profesional, loyal, jujur serta memiliki rencana jangka panjang

b.      Dibebaskan dari pajak penghasilan

c.        Seluruh himpunan iuran dan hasil pengeloaan kekayaan dibagikan kepada peserta atau ahli warisnya

d.      Biaya tetap relatif rendah

e.       Memiliki prospek likuiditas dan solvabilitas yang tinggi

f.        Premi asuransi relatif rendah

g.       Manfaat pensiun dinikmati secara berkala bulanan seumur hidup

h.       Memiliki tiga fungsi tabungan, asuransi, dan pensiun

Kelemahan Dana Pensiun

a.       Belum ada ketentuan yang mengatur hal-hal yang mendasar.

b.      Pengelolaan YDP masih banyak yang kurang profesional.

c.       Arahan investasi kurang jelas.

d.      Banyak investasi dalam bentuk aktiva tetap yang kurang produktif.

e.       Administrasi keuangan kurang dipersiapkan dengan baik.

f.        Manajemen kurang perduli terhadap perbaikan manfaat pensiun.

g.      Keuntungan lembaga/yayasan dana pensiun yang besar tidak diimbangi dengan perbaikan manfaat yang sepadan.

h.      Ada perbedaan jumlah manfaat pensiun untuk kalangan pensiunan, janda/duda dan anak yatim/piatu dari para pensiunan.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Menurut Undang-undang No. 13 Tahun 2003 mengartikan bahwa Pemberhentian atau Pemutusan hubungan kerja adalah pengakhiran hubungan kerja karena suatu hal tertentu yang mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban antar pekerja dan pengusaha. Pensiun ialah seseorang yang sudah tidak bekerja lagi karena usianya sudah lanjut dan harus diberhentikan, ataupun atas permintaan sendiri (pensiun muda). Setiap pihak memiliki tujuan masing-masing yang berbeda, yaitu pihak pemberi kerja, Lembaga Pengelola dan karyawan dan Manfaat pensiun terdiri dari Manfaat Pensiun Normal, Dipercepat, Cacat dan Ditunda.

Program pensiun diklasifikasikan menjadi Program Pensiun luran Pasti atau Program Pensiun Manfaat Pasti. Berdasarkan UU No 11 tahun 1992, di Indonesia mengenal 3 jenis dana pensiun yaitu: dana pensiun pemberi kerja, dana pensiun lembaga keuangan, dan dana pensiun berdasarkan keuntungan. Dana pensiun memiliki beberapa peranan dan fungsi antara lain: tabungan asuransi dan pensiun. Serta dana pensiun juga memiliki keunggulan dan kelemahannya masing-masing.

B.     Saran

Dengan adanya makalah ini diharapkan para pembaca dapat memahami  mengenai Pensiun . Selain itu penulis juga berharap pembaca lebih banyak lagi menggali pengetahuan mengenai pensiun.

DAFTAR PUSTAKA

Ruchiat, 2003. Pengantar Manajemen Sumber Daya Manusia. Majalengka: STIE YPPM.

Masud, Moh. 1997. Manajemen Personalia Edisi 6 Jilid II. Jakarta: Erlangga.

Manullang. 1967. Manajemen Personalia. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Wursanto, IG. 1988. Manajemen Kepegawaian. Surabaya: Kanisius

http://www.bapepam.go.id/dana_pensiun/edukasi_dp/pengelolaan.htm

http://www.bapepamlk.depkeu.go.id/dana_pensiun/regulasi_dp/pp_dp/pp771992.pdf

Makalh Manajemen Sumber Daya Manusia "Analisis Jabatan"

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

Setiap organisasi tentunya mempunyai berbagai tujuan yang hendak dicapai. Tujuan tersebut diraih dengan mendayagunakan sumber-sumber daya yang ada. Kendati berbagai sumberdaya yang ada penting bagi organisasi, satu-satunya faktor yang menunjukkan keunggulan kompetitif potensial adalah sumber daya manusia dan bagaimana sumber daya itu dikelola (Henry Simamora, 2006;4)

Menurut Homawan Sutanto dalam artikelnya tantang analisa jabatan mengatakan bahwa salah satu tugas manajemen adalah untuk mendayagunakan sumber daya manusia yang dimilki secara optimal. Pendayagunaan ini sering berarti mengupayakan agar sumber daya manusia itu mampu dan mau bekerja secara optimal demi tercapainya tujuan organisasi. Manusia akan mau dan mampu untuk bekerja dengan baik bilamana ia ditempatkan pada posisi dengan jabatan yang sesuai menurut minat dan kemampuanya serta bilamana ia bisa memenuhi kebutuhannya dengan melakukan pekerjaan itu.

Tanpa pengatahuan yang memadai tetang apa yang dilakukan oleh para karyawan atas pekerjaannya, organisasi tidak akan dapat membentuk prosedur sumber daya manusia yang efektif untuk memilih, mempromosikan, melatih, menilai dan memberikan kompensasi kepada karyawan (Henry Simamora, 2006; 77). Hal ini mengakibatkan pengkajian dan pemahaman pekerjaan melalui proses yang disebut analisis pekerjaan merupakan bagian vital dari setiap program manajemen sumber daya manusia.

Analisis jabatan memang sangat penting dalam organisasi untuk menempatkan orang pada suatu jabatan/pekerjaan tertentu. Namun kenyataannya ada organisasi yang tidak merasa perlu untuk membuat uraian jabatan dan spesifikasi jabatan karena beranggapan bahwa semua karyawan pasti tahu apa yang harus dikerjakan. Hal ini terkadang membuat kegundahan yang sangat mendalam pada karyawan karena merasa pekerjaan yang dijalaninya tidak sesuai dengan apa yang dibayangkan, selain itu karyawan terkadang merasa tidak menemukan kecocokan antara pekerjaan dengan kepribadiannya sehingga evaluasi kinerjanya juga menunjukan hasil yang tidak mengembirakan.

Kenyataan tersebut mungkin tidak asing karena hal ini mengkin dianggap wajar mengingat bahwa dimasa krisis seperti sekarang ini banyak perusahaan yang melakukan efisiensi dengan mempekerjakan satu orang untuk beberapa bidang pekerjaan sekaligus. Sehingga sulit membuat uraian jabatan karena nama jabatan sering tidak nyambung dengan pekerjaan sehari-hari. Apalagi ditambah kenyataan yang menunjukan bahwa perusahaan masih tetap bisa survive meskipun tanpa uraian jabatan secara tertulis.

B.     Rumusan Masalah

1.      Jelaskan pengertian analisis jabatan?

2.      Sebutkan kegunaan analisis jabatan?

3.      Sebutkan tujuan analisis jabatan?

4.      Jelaskan pentingnya analisis jabatan dalam rekrutmen, seleksi dan penempatan?

5.      Apa saja Bidang-Bidang Yang  Menggunakan Analisis Jabatan?

6.      Bagaimana cara Merencanakan Analisis Jabatan dan Tahap Pelaksanaannya?

7.      Apa saja metode yang digunakan dalam Analisis Jabatan?

C.    Manfaat Penulisan

Manfaat dari penulisan ini adalah pembaca dapat mengetahui tentang Pengertian , kegunaan, tujuan, pentingnya, bidang-bidang yang menggunakan  Analisis Jabatan, dan tahapan serta metode dalam analisis jabatan.

D.    Tujuan Penulisan

Makalah bertujuan Agar pembaca dapat manambah wawasan dan memahami persoalan tentang “ Analisis Jabatan” yang berdasarkan masalah dalam makalah, tujuan makalah yaitu :

1.      Dapat memahami pengertian Analisis Jabatan.

2.      Dapat mengetahui kegunaan Analisis Jabatan.

3.      Dapat mengatahui tujuan Analisis Jabatan.

4.      Dapat mengetahuai pentingnya Analisis Jabatan.

5.      Dapat mengetahui Bidang-Bidang Yang Menggunakan Analisis Jabatan.

6.      Dapat mengetahui cara Merencanakan Analisis Jabatan dan Tahap Pelaksanaannya.

7.      Dapat mengetahui metode yang di gunakan dalam analisis jabatan

.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Analisis Jabatan

Analisis Jabatan (job analysis) adalah Proses, metode, dan teknik untuk mendapatkan data jabatan, mengolahnya menjadi informasi jabatan, dan menyajikannya untuk program-program kelembagaan, kepegawaian serta ketatalaksanaan, dan memberikan layanan pemanfaatannya bagi pihak-pihak yang menggunakannya atau memberikan gambaran spesifikasi jabatan tertentu. Jadi analisis jabatan terdiri atas tiga kegiatan pokok, yaitu: pengumpulan data jabatan, pengolahan data jabatan, dan penyajian informasi jabatan untuk berbagai program.

Untuk membantu organisasi mencapai tujuannya, diperlukan sumber daya manusia yang tepat, yang memiliki kemampuan sesuai dengan beban tugas yang harus dilaksanakan supaya tugasnya dilaksanakan secara efektif dan efisien. Definisi jabatan menurut Wursanto (1991: 39) adalah sebagai berikut: ”Jabatan diartikan sebagai kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seseorang pegawai dalam susunan suatu organisasi.”

Jabatan berkaitan dengan serangkaian pekerjaan yang akan dilakukan dan persyaratan yang diperlukan untuk melakukan tugas tersebut dan kondisi lingkungan di mana pekerjaan tersebut dilakukan. Data yang dikumpulkan secara lebih rinci meliputi tugas-tugas (duties), tanggung jawab (responsibility), kemampuan manusia (human ability), dan standar unjuk kerja (performance standard).

Istilah analisis adalah terjemahan dari kata to analyze yang berarti ”menguraikan”. Jadi analisis jabatan berarti menguraikan suatu jabatan menjadi beberapa tugas (task).

Definisi analisis jabatan menurut Hariandja (2007: 48) adalah sebagai berikut: ”Analisis jabatan adalah usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan tersebut.” Sedangkan menurut Irawan, dkk. (1997: 46): ”Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai”.

Sementara itu analisis jabatan menurut Sofyandi (2008: 90) adalah sebagai berikut: Analisis jabatan (job analysis) merupakan suatu proses yang sistematik untuk mengetahui mengenai isi dari suatu jabatan (job content) yang meliputi tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan, tanggung jawab, kewenangan, dan kondisi kerja, dan mengenai syarat-syarat kualifikasi yang dibutuhkan (job requirements) seperti pendidikan, keahlian, kemampuan, pengalaman kerja, dan lain-lain, agar seseorang dapat menjalankan tugas-tugas dalam suatu jabatan dengan baik.

Schuler (Yuniarsih dan Suwatno, 2008: 98) berpendapat sebagai berikut: ’Job analysis is the process of describing and recording aspects of jobs,… the purposes of a job, its major duties or activities, and the conditions under which the job is performed.’

Pynes (2004: 147) memberikan pendapat mengenai analisis jabatan sebagai berikut: “A job analysis is a systematic process of collecting data for determining the knowledge, skills, abilities, and other characteristics (KSAOCs) required to successfully perform a job and to make judgements about the nature of a specific job”.

Dari definisi-definisi mengenai analisis jabatan tersebut, dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan merupakan upaya untuk mendapatkan informasi mengenai suatu jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Dari pengertian-pengertian tersebut, terlihat bahwa analisis jabatan merupakan suatu proses yang sangat penting dalam MSDM. Melalui analisis jabatan, akan diketahui berapa posisi/jabatan yang seharusnya ada dalam suatu organisasi dan kemampuan apa yang dibutuhkan oleh pemegang jabatan.

Analisis jabatan menghasilkan dua macam pekerjaan yaitu uraian jabatan(Job Description) dan Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)

a.      Uraian Jabatan (Job Description)

Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.

Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi :

a.       Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor   kode jabatan dalam suatu perusahaan

b.       lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas

c.       Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya.

d.       Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat

e.       Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja

f.       Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan

g.      Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain terutama kondisi kerja yang berbahaya

b.      Spesifikasi atau Persyaratan Jabatan

     Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.

Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:

a.              Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja

b.             Persyaratan pengetahuan dan keterampilan

c.              Persyaratan fisik dan mental

d.             Persyaratan umur dan jenis kelamin

B.     Kegunaan Analisis Jabatan

Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain:

a.       Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan.

b.      Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang.

c.       Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru.

d.      Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan.

e.       Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi.

f.       Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja.

g.      Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja.

C.  Tujuan Analisis Jabatan

Tujuan dari Analisis Jabatan, antara lain :

1.      Tujuan Kelembagaan
Analisa Jabatan dapat digunakan untuk tujuan kelembagaan, antara lain :

• Penyusunan organisasi baru.
• Penyempurnaan organisasi yang ada saat ini.
• Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggung jawab tiap jabatan.
• Penyempurnaan fungsi tiap jabatan.

2.      Tujuan Manajemen Kepegawaian
Analisa Jabatan dapat digunakan untuk tujuan kepegawaian, antara lain :

• Perbaikan sistem rekrutmen/seleksi pegawai.
• Informasi penting penilaian jabatan.
• Penyusunan jenjang karir (Career Planning).
• Penyempurnaan pola mutasi/promosi/rotasi.
• Perbaikan program pelatihan dan pendidikan pegawai.

3.      Tujuan Ketatalaksanaan
Analisa Jabatan dapat digunakan untuk tujuan ketatalaksanaan, antara lain :

• Penyusunan dan penyempurnaan standarisasi kerja dan sarana pekerjaan.
• Penyusunan dan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja.
• Penyusunan dan penyempurnaan metode dan analisa ketatalaksanaan pekerjaan.

D.Pentingnya Analisis Jabatan dalam Rekrutmen, Seleksi dan Penempatan

Gagalnya perusahaan memperoleh gambaran obyektif tentang suatu jabatan dapat terlihat pada iklan-iklan lowongan pekerjaan yang dimuat di majalah, surat kabar, website atau media online yang lain. Dalam iklan-iklan tersebut seringkali terdapat ketidakjelasan tentang jabatan yang dibutuhkan, memuat informasi yang tidak relevan, tidak terlihat kualifikasi mendasar yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut, dan sebagainya yang pada akhirnya menarik banyak calon/pelamar yang tidak qualified. Kesalahan atau kelalaian dalam membuat analisis jabatan terlihat juga pada materi test dan wawancara dengan si pelamar.

Materi test yang dibuat seringkali tidak berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan di calon karyawan. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam wawancara pun seringkali tidak relevan atau bahkan tidak menyentuh kualifikasi yang esensial dari suatu jabatan sehingga akhirnya berpengaruh terhadap kualitas karyawan. Tentu saja mustahil untuk mendapatkan pegawai terbaik tanpa mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang tepat dan relevan.

Kenyataan-kenyataan tersebut di atas menunjukkan betapa penting pemahaman terhadap persyaratan-persyaratan jabatan guna mendapatkan karyawan yang tepat sehingga dapat bekerja secara efektif. Semua informasi akurat yang memuat persyaratan jabatan hanya akan diperoleh jika dilakukan analisis jabatan secara sungguh-sungguh. Dengan melakukan analisis jabatan yang sungguh-sungguh maka akan diperoleh manfaat antara lain (Johanes Papu, 2008):

1.    Bahan rujukan dalam pembuatan iklan lowongan.
2.    Penyusunan persyaratan jabatan.
3.    Membantu menentukan besarnya imbalan yang akan diterima

pemegang jabatan.
4.    Bahan untuk pengembangan materi wawancara.
5.    Bahan untuk pengembangan alat test.
6.    Bahan untuk pengembangan formulir evaluasi.
7.    Bahan orientasi bagi karyawan baru.

E.     Bidang-Bidang Yang Menggunakan Analisis Jabatan

Analisis Jabatan

Bidang dan program yang mutlak perlu memanfaatkan hasil Analisis jabatan adalah sebagai berikut:

a. Rancangan Bangunan Organisasi dan Pekerjaan/Jabatan

Karena analisis jabatan juga meliputi pekerjaan penelitian atau audit atas lokasi tuga, pekerjaan, wewenang dan tanggung jawab, jenjang komunikasidan pengawasan, maupun penentuan mana pekerjaan/tugas yang sifatnya core dan esensial dalam struktur organisasi.

b.      Bimbingan dan Pengawasan

Hasil analisis jabatan yang disajikan dalam bentuk sebuah dokumen tertulis yang disebut ”Uraian Jabatan” (Job Description) akan membantu memperoleh gambaran yang jelas tentang apa kontribusi dari setiap pekerjaan / jabatan pada pencapaian tujuan organisasi.

c.       Rekrutmen

Hasil analisis jabatan akan sangat membantu petugas rekrutmen dalam melaksanakan seleksi dengan tepat dan benar, sehingga hanya orang yang tepat yang akan diperoleh. Keluhan dan protes atau tuduhan bahwa proses seleksi penuh dengan  praktek nepotisme dan kecurangan, misalnya, akan jauh berkurang.

d.      Penilaian Prestasi Kerja

Analisis jabatan yang sempurna seharusnya mencakup standar prestasi yang harus dicapai oleh pemegang jabatan untuk setiap tugas dan tanggung jawab yang diambil bagian dari pekerjaan ini.

e.       Penggajian/Imbalan

Telah disinggung pada bagian awal bahwa sebagian terbesar perusahaan di Indonesia justru hanya melakukan analisis jabatan pada saat akan menata ulang sistem penggajian mereka. Analisis jabatan memang diperlukan karena hasilnya akan digunakan dalam proses penilaian jabatan ( Job Evaluation) untuk mengukur bobot dan nilai jabatan.

f.       Program-program lain

Masih ada progra-program lain dalam bidang manajemen SDM yang dapat memanfaatkan hasil analisis jabatan, antara lain: program keselamatan dan kesehatan kerja (K3) dan penentuan kempatan kerja untuk panyandang cacat.

F.     Merencanakan Analisis Jabatan dan Tahap Pelaksanaannya

   Ada beberapa tahap yang perlu diikuti bila pelaksanaan Analisis Jabatan ingin dilaksanakan dengan benar dan sukses:

a. Tahap I  Tetapkan Tujuan Analisis jabatan Ini

Diatas telah disebutkan 7 kelompok bidang yang biasanya memerlukan analisis jabatan. Tetapkan mana dari 7 alternatif tersebut yang menjadi tujuan anda. Mungkin saja lebih darisatu. Langkah pertama ini perlu karena langkah-langkah berikutnya akan ditentukan oleh langkah ini.

b.   Tahap II – Tetapkan Apa yang Dianalisis?

a)      Identitas pekerjaan/jabatan dalam struktur organisasi yang sekarang berlaku

b)      Tugas-tugas yang esensial

c)      Sumber daya yang dipercayakan/alokasikan pemegang jabatan ini

d)     Alus ”input-output

e)      Jenis, dimensi, dan lingkup keputusan

f)       Kompleksitas atau tingkat kesulitan dari pekerjaan ini

g)      Hubungan-hubungan (interaksi) yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya

h)      Persyaratan jabatan

i)        Kondisi lingkungan kerja

c. Tahap III – Kumpulkan Informasi tentang Struktur Organisasi, Kegiatan Operasi, dan Arus Kerja

Untuk langkah ini dokumen yang perlu diperoleh adalah skema organisasi yang sekarang digunakan, Job Description yang ada, Skema Proses (Process Cbart)  maupun manual sistem dan prosedur yang ada. Andaikan dalam organisasi ini belum ada skema organisasi yang formal, maka harus dibuat skema sementara.

d.      Tahap IV – Tetapan Metode yang Akan Digunakan

Ada 4 (empat) metode atau cara yang bisa digunakan untuk mengidentifikasi dan mengumpulkan data, fakta dan informasi tentang pekerjaan/jabatan dalam proses analisis jabatan. Empat metode atau cara tersebut adalah :

§  Job Questionnaire

§  Interview

§  Observasi di lapangan

§  The Work Log

e. Tahap V – Implementasi Program dengan Mengikuti Langkah-langkah yang Benar

Langkah-langkah implementasi yangbenar antara lain mencakup kegiatan komunikasi untuk menjamin dukungan dan kerja sama penuh dari semua tingkatan dan memperkecil penolakan.

1.      ”Kick-off Meeting” oleh pimpinan  puncak dengan semua unsur pimpinan organisasi.

2.      Pertemuan-pertemuan denga semua staf pada setiap unit kerja dipimpin oleh kepala unut kerja yang bersangkutan.

3.      Komunikasi tertulis untuk seluruh karyawan oleh pimpinan puncak, atau yang memberi wewenang, agar semua karyawan mengetahui.

G.    Metode-metode dalam Analisis Jabatan

Adapun metode-metode yang digunakan dalam analisis jabatan antara lain:

1. Wawancara

Terdapat tiga jenis wawancara untuk mengumpulkan data analisis  pekerja,

a. Wawancara individual dengan setiap karyawan

b. Wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang pekerjaannya sama

c. Wawancara penyelia satu dengan banyak penyelia yang mengetahui pekerjaan tersebut

Wawncara merupakan metode yang paling banyak digunakan untuk mengenali kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan yang dimilikinya. Cara ini merupakan cara yang relative sederhana dan cepat mengumpulkan informasi, termasuk informasi yang mungkin tidak muncul secara tertulis.

2. Kuesioner

Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menjelaskan kewajiban dan tanggung jawab mereka yang terkait dengan pekerjaan adalah cara lain yang baik untuk memperoleh informasi analisa jabatan.

3. Observasi

Observasi langsung sangat berguna terutama untuk pekerjaan yang terdiri dari aktivitas fisik yang dapat diamati. Para manajer sering menggunakan observasi langsung dan mewawancarai juga. Satu pendekatan adalah mengamati pekerja pada pekerjaan itu selama siklus kerja penuh.

4. Catatan laporan partisipan

Catatan laporan partisipan adalah daftar harian yang dibuat oleh pekerja dari setiap aktivitas di mana mereka terlibat serta waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas. Pendekatan ini adalah dengan menanyakan pekerja untuk menyimpan catatan laporan tentang apa yang mereka lakukan selama sehari itu.

5. teknik analisis pekerjaan kuantitatif

a. Kuesioner analisi posisi

Kuesioner yang digunakan untuk mengumpulkan data yang dapat diukur mengenai kewajiban dan tanggung jawab beragam pekerjaan.

b.   Prosedur departemen tenaga kerja

Metode standar untuk membuat rating, mengklasifikasikan, dan membandingkan hampir semua jenis pekerjaan berdasarkan atas data, manusia, dan benda.

c. Analisis pekerjaan fungsional

Sebuah metode untuk menggolongkan pekerjaan yang serupa dengan model prosedur departemen tenaga kerja, tetapi secara tambahan mempertimbangkan hingga luasan di mana instruksi, alasan, penilaian, dan kemampuan matematis dan verbal dibutuhkan untuk melakukan tugas pekerjaan.

6. Menggunakan berjumlah sumber informasi.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Analisis Jabatan (job analysis) adalah Proses, metode, dan teknik untuk mendapatkan data jabatan, mengolahnya menjadi informasi jabatan, dan menyajikannya untuk program-program kelembagaan, kepegawaian serta ketatalaksanaan, dan memberikan layanan pemanfaatannya bagi pihak-pihak yang menggunakannya atau memberikan gambaran spesifikasi jabatan tertentu. Jadi analisis jabatan terdiri atas tiga kegiatan pokok, yaitu: pengumpulan data jabatan, pengolahan data jabatan, dan penyajian informasi jabatan untuk berbagai program.

Analisis jabatan menghasilkan dua macam pekerjaan yaitu uraian jabatan(Job Description) dan Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement). Banyak manfaat dan kegunaan dari melakukan analisis jabatan. Selain itu berbagai bidang dalam organisasi banyak yang menggunakan analisis jabatan dalam pemilihan para pekerjanya, dalam melakukan analisis bisa menggunakan berbagai metode yang ada dalam analisis jabatan.

B.     Saran

Dengan adanya makalah ini diharapkan para pembaca dapat memahami  mengenai Analisis Jabatan. Selain itu penulis juga berharap pembaca lebih banyak lagi menggali pengetahuan mengenai Analisis jabatan.

DAFTAR PUSTAKA

Hariandja, M.T.E. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia Pengadaan,Pengembangan, Pengkompensasian, dan Peningkatan Produktivitas Pegawai. Jakarta: Grasindo.

Hasibuan, M.S.P. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.

Sofyandi, H. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Wursanto. 1991. Manajemen Kepegawaian 1. Yogyakarta: Kanisius.

Yuniarsih Tj dan Suwatno. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Teori, Aplikasi dan Isu Penelitian. Bandung: Alfabeta.

BINGUNG

Sesuatu yang hilang saat ini dari diriku yang dulu..

Memoryku menguap ke angin-angin lalu

Aku lupa, sangat lupa

Aku tak mengerti

Celoteh mereka, bak dengung lalat – lalat hitam

Seirama namun aku tak mampu mengikutinya

Tanganku bergetar saat ingin menorah tinta di atas kertas putih

Saat ini hanya bisa mengamati mulut-mulut mereka yang bergerak

Mereka mengangguk mengerti

Tinggallah aku yang kebingungan di sudut kelas

Terpogoh aku mengikuti ketertinggalahnku

Ternyata waktu bisa mengubah semuanya

Semua yang kupunya dahulu

Namun ada satu hal yang masih kuingat

“Tiada kata terlambat”

Tinggallah harapan itu saat ini