BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Pengawasan
melekat merupakan salah satu bentuk pengendalian aparat pemerintah disetiap
instansi dan satuan organisasi dalam meningkatkan mutu kinerja didalam
lingkungan tugasnya masing-masing agar tujuan instansi/organisasi dapat
tercapai secara efektif dan efisien.
Hasil
pemeriksaan pada instansi pemerintah oleh sebagian aparat pengawasan
fungsional, baik internal maupun eksternal, selama ini mengidentifikasikan bahwa
penyimpangan, pelanggaran dan pemborosan di amper semua instansi pemerintah
terjadi berulang-ulang tanpa adanya perbaikan yang signifikan.
Setelah melalui
kajian optimalisasi pelaksanaan melekat pengawasan melekat disimpulkan bahwa
perlu penyempurnaan terhadap penertian, pemahaman serta penyempurnaan petunjuk
pelaksaan pengawasan melekat di seliruh instansi/unit krja agar dapat diterpkan
lebih optimal.
B.
Rumusan
Masalah
Rumusan masalah yang
akan dibahas dalam makalah ini terdiri dari:
1. Menjelaskan
tentang pengertian pengawasan melekat?
2.
Menjelaskan tentang maksud dan
tujuan serta funsi pengawasan melekat?
3.
Menjelaskan tentang arah kebijakan pengawasan melekat?
4.
Menjelaskan tentang
unsur pengawasan melekat?
5.
Menjelaskan tentang syarat-syarat keberhasilan
pengawasan melekat?
6.
Menjelaskan tentang fungsi pengawasan melekat?
7.
Menjelaskan tentang hubungan antar unsur pengawasan
melekat?
8.
Menjelaskan tentang langkah-langkah pelaksanaan
pengawasan melekat?
C. Tujuan penulisan
Tujuan dari penulisan
makalah ini diharapkan untuk :
1.
Untuk memahami tentang
pengertian pengawasan melekat.
2.
Untuk memahami tentang maksud dan tujuan pengawasan melekat.
3.
Untuk memahami tentang arah kebajakan pengawasan
melekat.
4.
Untuk memahamai tentang unsur pengawasan melekat.
5.
Untuk memahami tentang syarat-syarat keberhasilan
pengawasan melekat.
6.
Untuk memahami tentang fungsi pengawasan melekat
7.
Untuk memahami tentang hubungan antar unsur pengawasan
melekat
8.
Untuk memahami tentang langkah-langkah pelaksanaan pengawasan
melekat
D. Manfaat Penulisan
Penulisan
makalah ini diharapkan dapat menmbah wawasan dan pengetahuan pembaca tentang Pengawasan Melekat khususnya
untuk penulis sendiri dan secara umumnya diharapkan makalah ini dapat
memberikan manfaat dan penambahan wawasan bagi pembaca
untuk dapat diterapkan bersama-sama didalam kehidupan sehari-hari dan juga
pengimplementasian di dunia kerja nantinya.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Pengawasan Melekat
Situmorang (1998: 71) mengatakan bahwa pengawasan melekat yaitu berupa
tindakan atau kegiatan usaha untuk mengawasi dan mengendalikan anak buah secara
langsung, yang harus dilakukan sendiri oleh setiap pimpinan organisasi yang
bagaimanapun juga.
Istilah pengawasan melekat (waskat) pertama kali muncul dalam Inpres No. 15
Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan dan Inpres No. 1 Tahun 1983
tentang Pedoman Pengawasan Melekat yang menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan
pengawasan melekat ialah serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai pengendalian
yang terus-menerus, dilakukan langsung terhadap bawahannya, agar pelaksanaan
tugas bawahan tersebut berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan
rencana kegiatan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pengawasan melekat adalah proses pemantauan, pemeriksaan, dan evaluasi oleh
pimpinan unit/organisasi kerja terhadap pendayagunaan semua sumber daya, untuk
mengetahi kelemahan dan kelebihan yang dapat digunakan untuk pengembangan
unit/organisasi kerja di masa depan.
B. Maksud dan
Tujuan Pengawasan Melekat
Maksud dan tujuan pengawasan melekat ini diatur dalam KEPUTUSAN MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA Nomor:
KEP/46/M.PAN/2004 tentang PETUNJUK PELAKSANAAN PENGAWASAN MELEKAT DALAM
PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN.
Pedoman Pelaksanaan WASKAT ini dimaksudkan sebagai acuan bagi setiap
pimpinan instansi pemerintah pusat, pemerintah
provinsi, pemerinta kabupaten,
dan pemerintah kota
dalam melaksanakan tugas pokok
dan fungsinya serta
melakukan evaluasi dan
penilaian terhadap keandalan
WASKAT dimaksud. Melalui pedoman ini diharapkan setiap pimpinan instansi dapat
bertanggung jawab dan memiliki
alat kendali yang
dapat memberi peringatan dini
apabila di dalam instansinya
terjadi praktik yang tidak sehat, kekeliruan, kelemahan sistem administrasi, dan kesalahan yang dapat
membuka terjadinya penyimpangan, serta melakukan evaluasi untuk menguji
keandalan penerapan WASKAT dilingkungannya.
Sedangkan tujuan pedoman
ini adalah mewujudkan
arah dan tindakan
yang sama dalam pelaksanaan WASKAT,
sehingga pimpinan instansi
pemerintah dapat menciptakan
kondisi yang mendorong tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan
efisein.
C. Arah Kebijakan Pengawasan Melekat.
Waskat diarahkan untuk
menciptakan penyelenggaraan pemerintahan
dan pelayanan kepada masyarakat yang
bersih, transparan, profesional,
dan memiliki budaya
kerja yang baik. Pemerintahan yang bersih dapat
diartikan sebagai pemerintahan yang
bebas dari praktek yang berpotensi
merugikan masyarakat dan
bangsa Indonesia. Transparansi
dalam pemerintahan merupakan wujud
akuntabilitas publik yang
diperlukan agar anggota
masyarakat dapat
berpartisipasi secara aktif
dalam mengawasi jalannya pemerintahan, menciptakan kelancaran informasi dan komunikasi yang
diperlukan bagi efektivitas penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan kepada
masyarakat.
Untuk itu diperlukan pemerintahan
yang profesional pada tataran
aparaturnya, karena aparatur menempati
garis depan dalam
penyelenggaraan pemerintahan dan
pelayanan kepada masyarakat. Profesionalisme aparatur
tersebut akan tercermin
pada tingkat kinerja
aparatur dalam
penyelenggaraan pemerintahan dan
pelayanan kepada masyarakat.
Kinerja yang terpantau, terukur,
dan selalu diperbaiki,
lambat laun akan menyatu
dalam pelaksanaan tugas dan sikap perilaku aparatur, sebagai
pencerminan dari terbentuknya kerja yang baik.
D. Unsur Pengawasan Melekat
Untuk menciptakan pengendalian manajemen
yang memadai, digunakan
delapan unsur Pengawasan Melekat
(WASKAT) dalam rangka
mencapai tujuan dan
sasaran organisasi/instansi.
Delapan unsur WASKAT
tersebut adalah :
1) Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan proses pembentukan organisasi yang didesain
sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi, dan pelaksanaan
fungsi manajerial secara menyeluruh.
2) Pembinaan Personil
Pembinaan personil merupakan upaya menjaga agar faktor sumber daya manusia
yang menjalankan sistem dan prosedur instansi pemerintah memiliki kemampuan
secara profesional dan moral sesuai dengan kebutuhan tugas dan tanggung
jawabnya, yang dilakukan secara terus menerus sejak perekrutan pegawai hingga
pensiun.
3) Kebijakan
Kebijakan merupakan pedoman yang ditetapkan oleh manajemen secara tertulis
untuk mendorong tercapainya tujuan organisasi.
4) Perencanaan
Perencanaan merupakan suatu proses penetapan tujuan serta langkah-langkah
kegiatan yang akan dilakukan pada masa datang.
5) Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian tindakan untuk untuk melaksanakan aktivitas
tertentu yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
6) Pencatatan
Pencatatan merupakan proses pendokumentasian transaksi/kejadian secara
sistematis yang relevan dengan kepentingn organisasi instansi. Pencatatan juga
mencakup proses pengelolaan data yang diperoleh menjadi informasi dalam bentuk
keluaran olahan data atau laporan.
7) Pelaporan
Pelaporan merupakan bentuk penyampaian informasi tertulis kepada unit kerja
yang lebih tinggi ( pemberi tugas ) atau kepada instansi lain yang mempunyai
garis kepentingan interaktif dengan instansi pembuat laporan.
E.
Syarat-Syarat
Keberhasilan Pengawasan Melekat
Keberhasilan
WASKAT dapat dicapai apabila dapat dipenuhinya 5 ( lima ) syarat sebagai
berikut :
1) Lingkungan
Pengendalian Manajemen yang Kondusif.
Lingkungan pengendalian manajemen yang kondusif meliputi antara lain :
integritas para pejabat, nilai-nilai etika yang berlaku, kompetensi, filosofi,
manajemen instansi, gaya operasi, dan cara pimpinan instansi mengatur/membagi
wewenang dan tanggung jawabnya.
2) Kemampuan Memprediksi dan Mengantisipasi Resiko.
Setiap unit organisasi/satuan kerja senantiasa menghadapi resiko yang
bersumber dari eksternal dan internal yang harus dinilai. Oleh karenanya
manajemen diharapkan mampu membuat penilaian atas resiko yang akan dihadapi,
yakni dengan mengidentifikasi dan menganalisis resiko-resiko yang relevan untuk
pencapian tujuan suatu organisasi.
3) Aktivitas
Pengendalian yang Memadai.
Aktivitas pengendalian dilakukan sesuai dengan kondisi lingkungan
pengendalian yang ada dalam suatu
organisasi. Semakin lemah kondisi lingkungan pengendalian maka semakin besar
aktivitas pengendalian yang harus dilakukan. Aktivitas pengendalian dapat
berbentuk kebijakan dan prosedur yang mengakomodasi keputusan manajemen yang
lebih tinggi guna menghadapi resiko yang mungkin dihadapi dalam mencapai
sasaran, tujuan, misi, dan visi
4) Informasi dan Komonikasi yang Efektif.
Informasi dan komunikasi merupakan komponen sistem pengendalian karena
kelancaran informasi dan komunikasi berkolerasi dengan transparansi/keterbukaan
dan kemudahan mendapatkan akses terhadap operasi instansi, serta lancarnya
sosialisasi kebijakan manajemen.
5) Adanya Pemantauan, Evaluasi dan Tidak Lanjut.
Pemantauan terhadap aktifitas pengendalian dilakukan secara terus menerus
atau melalui evaluasi secara periodik, aktivitas manajemen dan supervisi.
Cakupan dan frekuensi pemantauan melalui evaluasi secara periodik sangat
tergantung pada efetivitas prosedur pemantauan melalui supervisi dan aktivitas
manajemen serta hasil penilaian atas resiko yang dihadapi.
F.
Fungsi
Pengawasan Melekat
Beberapa fungsi pengawasan melekat antara lain :
a.
Meningkatkan disiplin,
prestasi dan perkembangan
pencapaian sasaran pelaksanaan
tugas antara lain adalah:
a)
Tertib pengelolaan keuangan;
b)
Tertib
pengelolaan perlengkapan;
c)
Tertib
pengelolaan kepegawaian;
d)
Tercapainya sasaran pelaksanaan tugas.
b.
Dapat terciptanya keteraturan, keterbukaan, dan
kelancaran pelaksanaan tugas
c.
Meningkatkan kepatuhan terhadap peraturan
perundang-undangan
d.
Dapat menurunnya praktik kolusi, korupsi dan nepotisme
e.
Dapat mengurangi
penyalahgunaan wewenang antara
lain diukur dari
menurunnya kasus
penyalahgunaan wewenang yang
terjadi pada instansi
yang bersangkutan, serta meningkatnya penyelesaian
tindak lanjut. Hal
tersebut antara lain
dapat diperoleh dari laporan hasil pengawasan.
f.
Dapat mengurangi
kebocoran, pemborosan dan
pungutan liar, antara
lain diukur dari menurunnya kasus
penyimpangan yang terjadi
serta meningkatnya penyelesaian
tindak lanjut serta terjadinya peningkatan kehematan, efisiensi dan
efektifitas.
g.
Cepatnya
penyelesaian perijinan, diukur
dari tertib tidaknya
pelayanan yang diberikan kepada masyarakat antara lain
melalui:
a)
Penatausahaan
b)
Ketepatan waktu
c)
Tanggapan masyarakat
G. Hubungan Antar Unsur Pengawasan Melekat
Keberhasilan
pelaksanaan Waskat ditentukan oleh seberapa kuatnya hubungan antar unsur Waskat
tersebut dalam membentuk jaringan kinerja,sehingga tidak ada suatu kegiatan
yang luput dari salah satu unsur Waskat tersebut.
Sebagai
contoh, jika ada suatu kegiatan yang telah disepakati untuk dilaksanakan sesuai
dengan kebijakan pimpinan tetapi kebijakan tersebut tidak tertulis, kegiatan
tidak diorganisir dengan baik, tidak ditetapkan persyaratan personil yang akan
melakukan, tidak dilakukan pencatatan atas aktivitas kegiatan dan tidak
dilaporkan pelaksanaannya, tidak jelas prosedur kerja yang harus diikuti dalam
melakukan kegiatan, serta tidak ada reviuatas pelaksanaan kegiatan tersebut,
maka dapat dipastikan bahwa hasil pelaksanaan kegiatan tersebut jauh dari
sempurna dan sulit dipertanggungjawabkan.
H.
Langkah-langkah
Pelaksanaan Pengawasan Melekat
Langkah-langkah
pelaksanaan Waskat meliputi sosialisasi Waskat kepada seluruh satuan
organisasi/kerja, penyiapan unsur Waskat pada masing-masing satuan
organisasi/kerja, pemantauan pelaksanaan Waskat, evaluasi terhadap pelaksanaan
Waskat, dan tindak lanjut hasil evaluasi pelaksanaanWaskat.
a)
Sosialisasi Waskat
Sosialisasi
Waskat bertujuan untuk memberikan pemahaman yang tepattentang pengertian dan
cara pelaksanaan Waskat tanpa mengurangi pemahaman pentingnya pengawasan
pimpinan kepada staf karena Waskat merupakan sistem pengendalian yang melekat
pada seluruh kegiatan organisasi. Sosialisasi dilakukan secara berjenjang dan bertahap kepada seluruh pimpinan dan staf di
lingkungan DepartemenAgama.
b)
Penyiapan
dan Pelaksanaan Unsur Waskat
Sebelum
Waskat dilaksanakan, pimpinan satuan organisasi/kerja perlu menyiapkan unsur
Waskat yang meliputi pengorganisasian, personil,kebijakan, perencanaan,
prosedur, pencatatan, pelaporan, supervisi dan review intern.Yang perlu
dilakukan dalam tahap penyiapan dan pelaksanaan Waskatini adalah: a. melakukan
identifikasi secara lengkap dan rinci terhadap dokumentasi masing-masing unsur
Waskat; b. memperoleh pemahaman yang cukup terhadap masing-masign gunsur
Waskat; dan c. membuat catatan resume untuk menentukan dugaan titik rawan kelemahan
yang membutuhkan perbaikan atau perhatian lebih mendalam.
c)
Pemantauan
Pelaksanaan Waskat
Pemantauan
merupakan rangkaian tindakan mengikuti pelaksanaan suatu kegiatan serta
faktor-faktor yang mempengaruhinya untuk mengetahui secara dini kemungkinan
terjadinya penyimpangan terhadap kebijakan maupun program yang telah
ditetapkan.Untuk menjamin keandalan Waskat, maka perlu adanya pemantauanWaskat
berkesinambungan yang terjadi pada saat operasi. Pemantauan tersebut mencakup
aktivitas rutin pimpinan satuanorganisasi/kerja, aktivitas pengawasan,
perbandingan antara satu kegiatan dengan kegiatan lainnya, rekonsiliasi,
konsolidasi dan tindakan-tindakan personil lainnya yang dapat diambil dalam
menjalankan tugas mereka.
d)
Evaluasi
Pelaksanaan Waskat
Proses
evaluasi pelaksanaan Waskat dapat menggunakan beragam teknik evaluasi. Yang
perlu diperhatikan oleh evaluator dalam melaksanakan evaluasi adalah:
1.
Memahami aktivitas organisasi dan unsur Waskat yang
ada;
2.
Mengetahui apakah Waskat telah berfungsi;
3.
Mengetahui desain sistem pengendalian yang berlaku;
4.
Mengetahui cara kerja sistem tersebut;
5.
Mengkomunikasikan
pelaksanaan Waskat terhadap pihak-pihakterkait;
6.
Menganalisis desain sistem yang berlaku untuk
mengetahui apakahsistem tersebut dapat memberikan keyakinan yang tinggi
bagipencapaian sasaran dan tujuan organisasi; dan
7.
Menggunakan checklist (instrumen evaluasi) Waskat
untukmengetahui apakah pengawasan melekat telah dilaksanakan denganbaik.
e)
Tindak
Lanjut
Tindak
lanjut dari hasil evaluasi pelaksanaan Waskat berupa tindakan perbaikan dan
penyempurnaan sistem dan prosedur operasi, dan pendalaman titik rawan
penyimpangan melalui audit operasional atau investigasi.
